Formation de deux jours en 2×1 jour espacés, en intra uniquement, après entretien de cadrage. Séance de suivi un mois après.

jours

heures

2×1

jour espacé

1 h

de suivi

Objectif de la formation

Configurer un assistant qui connaît votre maison, et que toute l’équipe peut interroger : vos documents, vos tarifs, vos procédures, votre façon de répondre. Une fois, proprement, plutôt que chacun dans son coin à chaque fois.

Sa place dans le parcours. C’est la quatrième marche du catalogue IA. « Travailler avec l’IA en confiance » pose les repères, « L’IA dans vos documents, vos mails et vos tableaux » fait gagner du temps à chacun sur ses propres tâches, « Automatiser son activité avec l’IA » fait tourner un traitement sans intervention humaine. Cette formation traite un besoin différent des trois : non pas une tâche qui se fait toute seule, mais un interlocuteur commun, disponible pour tout le monde, qui répond toujours de la même manière. C’est ce qui manque quand la connaissance de l’entreprise est dans la tête des gens.

Des situations que vous reconnaîtrez

›Les mêmes questions clients reviennent chaque semaine, et chacun y répond de son côté, avec ses propres mots.
›Vos procédures internes existent, mais personne ne les retrouve au moment précis où il en aurait besoin.
›Établir un devis suppose d’aller rechercher les prix, les délais et les conditions dans trois fichiers différents.
›Les demandes entrantes s’accumulent dans une boîte partagée, et le tri occupe une matinée par semaine.
›Un nouveau collègue met des semaines à savoir ce que la maison répond dans tel ou tel cas de figure.
›Une même question posée à deux personnes reçoit deux réponses différentes, et les deux sont défendables.
›Vous avez déjà testé un assistant : il répond bien une fois sur deux, et vous ne savez pas dire pourquoi.

Objectifs pédagogiques

›Choisir un cas d’usage qui mérite un assistant, et écarter ceux qui n’en méritent pas
›Rassembler et assainir la matière que l’assistant doit connaître
›Rédiger le contexte et les règles de conduite : rôle, ton, limites, confidentialité
›Brancher ses outils (documents, messagerie, tableur, formulaire) en sachant ce qui transite
›Constituer un jeu d’essais, mesurer les écarts, corriger jusqu’au niveau attendu
›Documenter l’usage et organiser la surveillance dans le temps

Public concerné

Équipes support, back-office, responsables de service, dirigeants de TPE et PME.

Prérequis

Utiliser déjà un outil d’IA dans son travail : la formation « L’IA dans vos documents, vos mails et vos tableaux » ou une pratique équivalente. La formation « Automatiser son activité avec l’IA » est un plus, mais n’est pas exigée.

Avoir identifié un besoin interne à outiller, et disposer des documents correspondants. L’entretien de cadrage préalable sert à choisir le cas et à vérifier la faisabilité. Être à l’aise avec l’utilisation d’un ordinateur.

Formation accessible aux personnes en situation de handicap — nous contacter pour étudier ensemble les aménagements nécessaires.

Programme

Jour 1 : cadrage et fondations

Choisir le bon cas d’usage

›Ce qui fait une bonne candidate : une question fréquente, une réponse qui varie d’une personne à l’autre, une information qui existe déjà quelque part
›Ce qui n’en fait pas une : les décisions à enjeu, les cas rares, les données qui ne peuvent pas sortir de l’entreprise
›La différence avec une automatisation : quand vaut-il mieux un flux qui tourne seul, quand vaut-il mieux un assistant qu’on interroge
›Exemples travaillés : réponse aux demandes récurrentes, aide à la rédaction de devis, recherche dans les procédures internes, premier tri des demandes entrantes

Rassembler la matière

›Ce que l’assistant doit savoir : documents de référence, tarifs, conditions, exemples de bonnes réponses passées
›Assainir avant de brancher : ce qui est à jour, ce qui ne l’est plus, ce qui existe en double
›Ce qu’on retire avant de brancher : données personnelles, informations clients nominatives

Rédiger le contexte et les règles de conduite

›Le rôle, le ton, le niveau de langue : écrire noir sur blanc la façon dont la maison répond
›Les limites : ce que l’assistant ne traite pas, et ce qu’il fait dans ce cas (passer la main, dire qu’il ne sait pas, ne jamais inventer)
›La confidentialité : ce qu’il ne divulgue jamais, même si on le lui demande

Premier squelette fonctionnel

›Construction en direct, sur votre cas
›Premiers essais, premiers écarts, premières corrections

Entre les deux journées : usage réel par l’équipe, et relevé de ce qui coince.

Jour 2 : branchements et mise en exploitation

Reprendre sur ce qui a coincé

›Analyse des écarts relevés pendant l’intervalle : ce qui relève du contexte, ce qui relève de la matière, ce qui relève de la question posée

Connexions utiles

›Brancher les documents internes : quelle source, quelle fraîcheur, qui la met à jour
›Brancher la messagerie, un tableur, un formulaire : ce que ça change dans le flux de travail
›Ce qui transite, vers où, et les règles à poser avant de brancher

Jeu d’essais et garde-fous

›Constituer une liste de questions types, avec pour chacune la bonne réponse attendue
›Faire passer l’assistant sur cette liste, mesurer où il tient et où il dérape
›Poser les garde-fous : validation humaine avant envoi, cas qui remontent systématiquement à une personne

Mesure d’impact

›Comparer avant et après sur la tâche traitée : temps passé, écarts entre les réponses, reprises nécessaires
›Décider en connaissance de cause : garder, corriger, ou arrêter

Passer la main à l’équipe

›Guide d’utilisation en une page, écrit en séance
›Qui surveille quoi, à quelle fréquence, et que faire quand les réponses dérivent
›Ce qu’il faudra remettre à jour, et quand

Méthodes pédagogiques

›Apports courts, puis construction guidée sur un cas réel de l’entreprise
›Itérations test, correction, re-test, avec des critères d’acceptation écrits à l’avance
›Support stagiaire et guide d’exploitation remis à l’issue de la formation